Acces 2007

 

 

MS Access je deo softverskog paketa Ms Office što podrazumeva isti sistem rada, prečice na tastaturi, razmena informacija. Ms Access je povezan sa ostalim Office-ovim programima zahvaljijući programu OLE (Object Linking and Embending)

Microsoft Access je sistem za upravljanje bazom podataka, ili DBMS (data base management system). Ovaj sistem pomaže da upravljate zapamćenim podacima u bazi podataka smeštenoj na računaru.

Podaci baze podataka mogu biti sledeći:

- imena i adrese

- evidencija poslovnih kontakata; kupci; trgovački prospekti

- zaposleni, informacije o personalu

- fakture, uplatnice i knjigovodstvo

- biblioteke i kolekcije

- planovi, rezervacije i projekti...........

Bazu podataka ne čine samo podaci. Ona sadrži i objekte koji pomažu da upravljate podacima, kao što su obrasci (za unos i editovanje podataka) i izveštaji (za štampanje podataka u formatu koji sami birate).

 

Tipovi objekata baze podataka su:

 

       TABELA    Tabele su osnovne strukture u Accessovoj bazi podataka, jer se u njima pamte podaci. U okviru tabele podaci se organizuju u polja (kolone) i zapise (vrste).

       UPIT    Upit je alatka za postavljanje pitanja o podacima u tabelama i za izvršavanje akcija nad podacima. Upite možete da koristite i za kombinovanje, ili spajanje podataka iz više različitih, ali povezanih tabela. Upiti mogu pomoći i prilikom promena, brisanja i dodavanja veće količine podataka u jednom koraku. Takođe, upite možete da koristite kao osnovu za obrasce i izveštaje.

       FORM    Forme(obrasci) omogućavaju da prikazujete i unosite podatke u prikladnom formatu koji podseća na obrasce koji se popunjavaju.

       REPORT      Izveštaji omogućavaju štampanje, ili prikazivanje podataka u korisnom formatu.

       MACRO      Makro je skup instrukcija koji automatizuje zadatak koji se često izvršava. Kada pokrenete makro, Access izvodi akcije iz makroa onim redosledom kojim su navedene. Npr. Makroi za automatsko otvaranje baze podataka, za obradu porudžbina, za otvaranje upita i sl....

Bez makroa i modula baza podataka je INTERAKTIVNA. Sa njima se pretvara u AUTOMATIZOVANU APLIKACIJU baze podataka.

Ms Access čuva objekte aplikacija (tabele, upite...) u okviru datoteke baze podataka koja ima ekstenziju .mdb.

MS Access spada u grapu programa za upravljanje bazama podataka i omogućava projektovanje, razvoj i korišćenje baza podataka manjeg obima. Za baze podataka većeg obima se koriste relacioni sistemi za upravljanje bazama podataka kao što su MS SQL Server, Oracle, DB2. Podaci koji se obrađuju mogu biti raznorodni, ali treba da obuhvate sve što je, za korisnika baze podataka potrebno za zaokruženje određenog posla.

Baza podataka u MS Access-u se čuva kao “mdb” fajl i može da sadrži sledeće vrste objekata:

 

Tabela (Table) je osnovni tip objekta u bazi i predstavlja izvor podataka. To su prvi objekti koji se kreiraju u bazi. U tabelama se čuvaju podaci, organizovani u polja (kolone, eng.Fields). Sva definisana polja čine slog (zapis, red, eng. Record). Kvalitetna organizacija podataka u tabelama baze, kao i njihovim dobrim

vezama (relacionom modelu) je preduslov za pravljenje uspešnog informacionog sistema.

Upit (Query) je tip objekta za pretraživanje, upisivanje i brisanje podataka.Upiti se prave nad tabelama ili drugim upitima, u cilju njihovog ažuriranja kroz obrasce ili pregleda kroz izveštaje (na ekranu ili štampaču).Upiti mogu da izvlače podatke iz jedne tabele, ili da se vrši spajanje podataka ili više tabela ili drugih upita. Izrada formi i izveštaja zahteva kombinovanje upita i tabela, pa se njihovo kreiranje može

znatno ubrzati samo pod uslovom da su izvori podataka (tabele i upiti) dobro kreirani.

Obrazac (Form) omogućava unos i prikazivanje podataka u formatu koji podseća na obrasce u kojima treba popuniti prazna mesta. Obrasci mogu biti jednostavni, nad jednom tabelom ili složeni sa pod obrascima (engl. subforms), potom im se mogu dodati funkcionalnosti automatskog pretraživanja i filtriranja, kao i dodatna grafička rešenja.

Izveštaj (Reports) služe za pregledanje i štampanje podataka. Kao i obrasci, izveštaji mogu da budu jednostavni, ali i veoma kompleksni. Primeri izvštaja su: spiskovi, hronološki pregled poslovanja, cirkularna pisma, nalepnice sa adresama i fakture. Izveštaji podatke uzimaju iz tabela, ali češće iz upita. U izveštajima se podaci predstavljaju u obliku koji je lak za pregled, razumljiv i gde se mogu brzo uočiti greške.

Web stranice za pristup podacima (Data Access Pages), omogućuju kreiranje složenih obrazaca na Intranetu kompanije koji su povezani s podacima u bazi. Hiperveze omogućavaju pristup podacima koji su objaviljeni na Webu, direktno iz MS Access obrazaca. U praksi se retko koristi jer za ovakvo objavljivanje

podataka postoje mnogo bolji alati i tehnologije od MSAccessa.

Makro (Macro) je niz MS Access komandi koji se koristi kada nekoliko komandi (određenim redosledom) treba pozvati na više mesta u aplikaciji, a obično na formama. Kada se pokrene makro, izvršavaju se sve naredbe makroa u redosledu u kom su akcije navedene. Bez pisanja programskog koda se tako mogu definisati makroi koji automatski otvaraju obrasce za bazu podataka, štampaju izveštaje, obrađuju podatke. Makroi olakšavaju sastavljanje skupova tabela upita, obrazaca i izveštaja u kompletne aplikacije za korisnike koji ne znaju ništa o MS Access-u. Makroi se izbegavaju u profesionalnim MS Access aplikacijama, jer se oni ne mogu kompajlirati, pa ne daju mogućnosti kreiranja aplikacije.

Modul (Module) kao i makro omogućava automatizaciju, ali mnogo napredniju, jer se u njemu, kao razvojna platforma, koristi VBA, u obliku procedura tipa Sub i Function, koje su na raspolaganju celom projektu. Za razliku od makroa moduli omogućavaju precizniju kontrolu nad preduzetim akcijama i zahtevaju iskustvo u programiranju u VBA (Visua/ Basic for Applications).

 

Prednosti korišćenja MS ACCESS-a

• MS ACCESS je savremena baza podataka koja omogućava da, zajedno sa Word-om, Excel-om, PowerPoint-om i Mail-om, potpuno automatizujete svoje poslovanje.

• MS ACCESS je moćna alatka za upravljanje, organizovanje, čuvanje, sortiranje i pretraživanje podataka.

• MS ACCESS je jednostavan za upotrebu, lako se uči i ne zahteva da korisnik bude profesionalac za baze podataka.

• MS ACCESS dozvoljava izmene u bazi podataka i onda kada ste uneli podatke.

 

Organizacija

• MS Access sve podatke čuva u jednom fajlu. Takav pristup značajno olakšava rad i održavanje baze podataka.

• Fajl u kojem se nalazi struktura tabela, podaci, izveštaji, upiti, forme za unos i drugi objekti MS Access-a ima ekstenziju '.mdb.

Prikaz podataka u tabeli

• Prikaz podataka u tabeli je veoma sličan načinu kako se podaci prikazuju na klasičnim 'papirnim' dokumentima

• U MS Access-u se takav prikaz podataka iz tabele naziva 'Datasheet':

 

Šta su to forme

• Forme se koriste za unos, editovanje, pretraživanje i prikazivanje podataka.

• Forme Vam omogućavaju da vidite one podatke koje želite na način koji želite.

• Izgled formi može da bude takav da liče na papirne dokumente.

Šta je to Query (upit)

• Query omogućava da postavite pitanje i da automatski dobijete odgovor, na primer:

o "Koliko ima proizvoda u magacinu?"

o "Koliko ima kupaca iz Beograda?"

o i slično.

• Svaki put kada postavite upit (query) MS Acces će Vam dati odgovor na osnovu trenutnih podataka.

Šta je to Report (izveštaj)

• Report se koristi za prikazivanje i štampanje podataka iz tabela ili upita, u obliku koji želite.

• Takođe, na report-u možete da obavite i neke matematičke operacije (izračunavanje sume ili proseka, na primer), da grupišete ili sortirate podatke.